Die Deutsche Schule Shanghai zählt zu den größten deutschen Auslandsschulen weltweit. An den beiden Standorten Hongqiao und Yangpu erhalten rund 1.100 Kinder und Jugendliche eine deutsche Bildung auf höchstem Niveau. Gestalten Sie die Zukunft unserer Schule mit – für ein spannendes Schulentwicklungsprojekt suchen wir ab sofort eine erfahrene Projektkoordination (m/w/d) als unmittelbare Unterstützung der Vorstandsebene.
Aufgabenbereich:
- Projektsteuerung & Terminverfolgung – Strukturierung und Nachhaltung von Aufgaben, Fristen und Entscheidungsbedarfen; Sicherstellung eines aktuellen Gesamtüberblicks über Arbeitsstände, Risiken und Abhängigkeiten
- Arbeitsgruppenkoordination – Vor- und Nachbereitung von mehreren thematischen Arbeitsgruppen (u. a. Bau, Finanzen, Pädagogik, Recht, Strategie); Dokumentation von Ergebnissen und Umsetzungskontrolle
- Vertrags- und Beratermanagement – administrative Begleitung externer Kanzleien und Fachberater; Vorbereitung von Sachständen und Beschlussvorlagen für Gremien
- Behörden- und Stakeholder-Kommunikation – Koordination von Korrespondenz, Terminen und Unterlagen mit öffentlichen Stellen, Fördergebern und Projektpartnern
- Interne Bedarfsanalyse – Erhebung von Ressourcenanforderungen in den betroffenen Fachbereichen; Entwicklung von Vorschlägen zur Aufgabenpriorisierung und Kompensation von Mehrbelastungen
Wir erwarten:
- Abgeschlossenes Studium oder gleichwertige kaufmännische/administrative Qualifikation sowie mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung (arbeitsrechtliche Voraussetzung)
- Mehrjährige Erfahrung in der Koordination komplexer, multiperspektivischer Vorhaben, idealerweise mit Schnittstelle zu Vorstand/Geschäftsführung
- Souveräner sowie sicherer Umgang mit MS Office
- Sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, Englisch notwendig, Chinesisch von Vorteil
- Exzellente schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit – auch bei vertraulichen Gremien- und Verhandlungsprozessen
- Ausgeprägte Strukturierungsfähigkeit, Diskretion und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sicherheit in der Aufbereitung komplexer Sachverhalte für Entscheidungsgremien
Wir bieten:
- Verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit direktem Draht zur Vorstandsebene
- Flexibles Arbeitszeitmodell – Einstieg mit 20 Wochenstunden, mit perspektivischer Aufstockung
- Vergütung nach Qualifikation und Erfahrung
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung über unser Bewerberportal.