Die Deutsche Schule Shanghai zählt zu den größten deutschen Auslandsschulen weltweit. An den beiden Standorten Hongqiao und Yangpu erhalten rund 1.100 Kinder und Jugendliche eine deutsche Bildung auf höchstem Niveau. Zur Verstärkung unseres standortübergreifenden Admissions-Teams suchen wir zum 01. April 2026 eine engagierte, dynamische und organisationsstarke Persönlichkeit für den Bereich Kita- und Schulverwaltung in Teil- oder Vollzeit. In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion und koordinieren die administrativen sowie organisatorischen Prozesse zwischen Eltern, pädagogischen Leitungen, Verwaltung und externen Partnern.
The German School Shanghai is one of the largest German schools abroad. At its two campuses in Hongqiao and Yangpu, approximately 1,100 children and students receive an outstanding German education. To strengthen our cross-location admissions team, we are looking for a dedicated, dynamic, and highly organized individual for the area of daycare and school admission. In this position, you will take on a key interface role and coordinate the administrative and organizational processes between parents, educational leaders, administration, and external partners.
Aufgabenbereich Responsibilities:
- Organisation, Koordination und Nachbereitung von Informations-, Beratungs- und Besuchsterminen im Bereich Kita und Schule)
Organization, coordination, and follow-up of information, consultation, and Look & See appointments in the field of daycare and school - Professioneller Erstkontakt sowie serviceorientierte Beratung von Eltern im Rahmen des Aufnahmeprozesses in enger Zusammenarbeit mit den pädagogischen Leitungen
Professional initial contact as well as service-oriented advice for parents during the enrollment process in close cooperation with the educational management - Termin- und Schnittstellenmanagement mit internen Fachbereichen (z. B. Schülerbeförderung, Erste Hilfe) sowie externen Partnern
Scheduling and interface management with internal departments (e.g., student transportation, first aid) as well as external partners - Führung, Pflege und Weiterentwicklung der digitalen Kita- und Schülerakten einschließlich eines strukturierten Stammdatenmanagement
Management, maintenance, and further development of digital daycare and student records, including structured master data management - Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben, insbesondere Dokumentenmanagement, Archivierung sowie Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Reports
Performing general administrative tasks, in particular document management, archiving, as well as the preparation of analyses, statistics, and reports - Aktive Mitarbeit bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Optimierung der digitalen Verwaltungsplattform und zugehöriger Prozesse
Active collaboration in the continuous development and optimization of the digital management platform and associated processes - Planung, Durchführung und Auswertung von Befragungen innerhalb der Schulgemeinschaft, beispielsweise zur Zufriedenheit oder Servicequalität
Planning, conducting, and evaluating surveys within the school community, for example regarding satisfaction or service quality - Vorbereitung, Erstellung und Pflege von Vereinbarungen sowie administrativen Unterlagen in Abstimmung mit der vorgesetzten Stelle
Preparation, creation, and maintenance of agreements and administrative documents in coordination with the supervising authority
Wir erwarten Requirements:
- Abgeschlossene Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium (Bachelor) sowie mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung (arbeitsrechtliche Voraussetzung)
Completed vocational training or univserity degree (Bachelor's) as well as at least two years of relevant professional experience (legal requirement for employment) - Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Completed commercial or administrative training or a comparable qualification - Erfahrung im schulischen oder frühpädagogischen Umfeld ist von Vorteil; kein Muss
Experience in a school or early childhood education setting is an advantage; not required - Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
Strong service and customer orientation as well as a high level of responsibility - Interkulturelles Verständnis sowie ein sicheres, wertschätzendes Auftreten
Intercultural understanding as well as a confident, appreciative demeanor - Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Structured, independent, and solution-oriented way of working - Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
Strong team and communication skills - Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und ggf. Verwaltungssystemen
Confident using common Office applications and, if applicable, administration systems
Wir bieten Offerings:
- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Bildungsumfeld
A versatile and responsible role in a dynamic educational environment - Gestaltungsspielraum für eigene Ideen und Prozessverbesserungen
Room for your own ideas and process improvements - Enge Zusammenarbeit in einem engagierten, professionellen Team
Close collaboration in a dedicated, professional team - Ein wertschätzendes Arbeitsklima mit kurzen Entscheidungswegen
An appreciative working environment with short decision-making processes
Wir freuen uns auf eine Persönlichkeit, die Organisationstalent mitbringt, gerne Verantwortung übernimmt und die Verwaltungsabläufe in Kita und Schule aktiv mitgestalten möchte.
We are looking forward to a candidate who brings organizational skills, enjoys taking responsibility, and wants to actively help shape the administrative processes in daycare and school.
Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen über unser Bewerberportal. Please submit your application via our online application tool.